Good governance in de praktijk

In dit artikel geef ik tips aan toezichthouders hoe ze de controle door de externe accountant beter kunnen inzetten. Dit doe ik vanuit decennia aan ervaring als extern accountant en ervaring met toezichthouders.

Het is nog niet zo lang geleden, dat ik mij soms verbaasde over toezichthouders die de externe controle niet of nauwelijks benutte voor de invulling van hun rol. Die verbazing werd gevoed door het feit dat ik als extern accountant vanuit de toezichthouder geen enkele vraag kreeg over de controle-aanpak en/of de controlebevindingen. Het leek voor mij als accountant een 'one man show'.

Gelukkig is dat de afgelopen jaren gekanteld. Het begon met meer en scherpere vragen stellen over de uitkomst van de controle. En het is daarna aangevuld met interactie aan de voorkant van de controle.

Ik stel dus vast, dat toezichthouders meer en meer het nut van externe controle inzien als verlengstuk van hun eigen rol. De externe accountant is immers naar mijn mening 'de ogen en oren in het veld' van de toezichthouder. En dat wordt zeker ook gevoed door de opkomst en aanscherping van de good governance codes. En wellicht ook doordat de aansprakelijkheid van toezichthouders meer wordt belicht.

Die good governance codes geven een handvat hoe de externe controle ingezet kan worden. Hieronder zet ik, als aanvulling op de good governance codes, een werkwijze uiteen hoe de externe controle beter benut kan worden door u als toezichthouder.

1. Verkenning

         Dit ziet toe op het door u als toezichthouder scherp krijgen van de (financiële) risicobeheersing van de organisatie zelf,           en het door u kiezen van onderdelen die u belicht wilt hebben door de externe accountant.

2. Analyse externe controle

          Spar grondig met de externe accountant over de door deze gekozen controle-aanpak en de achtergrond daarvan,           zoals door de accountant vastgelegd in een (concept) auditplan.

3. Matching

          Leg verkenning (1) en analyse (2) naast elkaar en verzoek aan de externe accountant om de door u geselecteerde           focus areas, voorzover nog niet opgenomen in de controle-aanpak, te integreren in de (reguliere) controle. U verzoekt           de accountant om expliciet te rapporteren over de door u geselecteerde onderdelen.

4. Tussentijdse afstemming

           Naast de gezamenlijke (bestuur, toezichthouders en accountant) bespreking van de managementletter is het aan te            raden om rond dat moment, zonder de aanwezigheid van de bestuurder, met de accountant te spreken. Vraag die            dan gesteld kan worden is of er afzwakking van de managementletter heeft plaatsgevonden naar aanleiding van het            overleg met de bestuurder. En de vraag of er naast de managementletter nog andere vragen zijn die voor u als            toezichthouder van belang zouden kunnen zijn om kennis van te nemen. Stel ook vast dat de organisatie tijdig            opvolging geeft aan adviezen/opmerkingen in de managementletter.

      5.  Pre-balans afstemming

           Afhankelijk van de situatie, bijvoorbeeld ten aanzien van specifieke verslaggevingsvraagstukken,            waarderingsvraagstukken, schattingsposten etc. kan er voor gekozen worden om voorafgaand aan de jaarafsluiting            een gesprek te hebben met bestuur en accountant. Zo kunnen mogelijk bijzondere kwesties tijdig met elkaar            getackeld worden.

6. Afronding controle

           Hier wordt in gezamenlijkheid het accountantsverslag besproken. Daarnaast is het ook in deze fase aan te raden om            rond dat moment, zonder aanwezigheid van de bestuurder, met de accountant te spreken. Vraag die dan wederom            gesteld kan worden is of er afzwakking van het accountantsverslag heeft plaatsgevonden naar aanleiding van het            overleg met de bestuurder. En de vraag of er naast het accountantsverslag nog andere zaken zijn die voor u als            toezichthouder van belang zouden kunnen zijn om kennis van te nemen. Stel ook hier vast dat de organisatie tijdig            opvolging geeft aan adviezen/opmerkingen in het accountantsverslag.

7. Evaluatie

          In deze fase wordt vastgesteld in hoeverre de externe controle heeft voldaan aan de verwachtingen van de organisatie           en van u als toezichthouder. Ook wordt nagegaan of wisseling van accountant gewenst is. De uitkomst wordt           afgestemd met de accountant.

Bovenstaande werkwijze is indicatief, waarbij afhankelijk van de situatie stappen kunnen worden overgeslagen dan wel kunnen worden geminimaliseerd. Ook moet uiteraard aan de start van het proces worden nagedacht of aanvullingen op deze werkwijze nodig zijn.

Wil je weten wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op via de contactpagina.